渋谷・Spotify O-EASTで開催された、ライブとDJのナイトイベント「THE BLACK BOX」で、協賛ブースの運営とサンプリングを担当しました。来場は20歳以上限定。深夜から翌朝5時の終演まで続く、夜通しの運営です。
課題・ご要望
来場者は夜通し会場内を行き来し、再入場はできません。明け方には帰る方が一度に集中するなど、時間帯によって人の流れが大きく変わります。限られた人数で3つの持ち場を回しつつ、配布対象の確認手順を全員で徹底することが求められました。
実施内容
抽選会を行う協賛ブース・喫煙所・出入口の3か所に人員を割り振り、退場が増える明け方は喫煙所の担当を出入口へ回す配置を事前に決めました。会場図・配布ルール・在庫の数え方までを運営マニュアルにまとめ、全員が同じ手順で動ける状態で当日を迎えています。ドレスコード「BLACK」の会場に合わせ、黒のスタッフ用パーカーも制作しました。
担当した業務
- 持ち場ごとの人員配置・シフト設計
- 運営マニュアル・会場案内図の作成
- 協賛ブースでの抽選会運営
- 喫煙所・出入口でのサンプリング
- スタッフ用パーカーの制作
- 配布数・在庫の記録と実施報告
成果・ポイント
明け方は出入口に人員を寄せ、お帰りになる方へのお渡しに対応しました。配布数・在庫・抽選会の結果は実施報告にまとめ、次回の配置と在庫配分を見直せる形でお渡ししています。
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